Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

SaaS-Vertrag für Unternehmen (B2B) – gültig für den Dienst „Beleg-Automation".

§ 1 Geltungsbereich

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der SaaS-Software „Beleg-Automation" (im Folgenden „Dienst") durch Unternehmen (Kunden) gegen Entgelt. Kunde ist die Hausverwaltung/Eigentümergesellschaft, die den Dienst nutzt.

§ 2 Leistungsbeschreibung

Der Dienst umfasst im Rahmen des gebuchten Tarifs insbesondere:

1. Automatisierte Erfassung von Eingangsbelegen (E-Mail → Dokument → KI-Extraktion → Datenbank) inkl. Plausibilitätsprüfung
2. Prüf-Warteschlange mit Freigabe-, Korrektur- und Ablehnungs-Workflow im Dashboard
3. Mieterverwaltung (Stammdaten, CSV-Import)
4. Forderungsverwaltung: Miete, Hausgeld, Nebenkosten, Umlagen sowie wiederkehrende Forderungen (Serien)
5. Umlage: Verteilung einer Rechnung auf mehrere Mieter
6. Offene Posten (kombinierte Übersicht mit Bezahlt-Markierung)
7. Zahlungsabgleich (Bank-Import via CAMT.053) zur automatischen Zuordnung eingehender Zahlungen
8. Automatisiertes Mahnwesen (Mahnstufen 1–3) inkl. E-Mail-Versand an Zahlungspflichtige und PDF-Briefen
9. Mahn-Freigabe (2./3. Mahnstufe) sowie Storno- und Entschuldigungs-E-Mails
10. Eigene Absender-Domain (Whitelabel) für den Mahnversand
11. Benutzerverwaltung (Teammitglieder) je nach Tarif
12. Datenexport (CSV/Dokumente)
13. Kunden-Dashboard (Übersicht, Belege, Mieter, Forderungen, Mahnungen, Einstellungen)

Die Belegerfassung und das Mahnwesen arbeiten teilautomatisiert: Auffällige Belege werden in eine Prüf-Warteschlange gestellt; die 2. und 3. Mahnstufe werden erst nach Freigabe durch den Kunden versendet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

Änderungen am Leistungsumfang werden rechtzeitig mitgeteilt.

§ 3 Vertragsgegenstand / Stellung des Kunden

1. Der Kunde ist Verantwortlicher i. S. d. DSGVO für die von ihm eingebrachten personenbezogenen Daten (insb. Mieterdaten). Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Bestandteil dieses Vertrags.
2. Der Kunde versichert, dass er zur Verarbeitung der Daten (Erfassung von Belegen, Versand von Mahnungen an Zahlungspflichtige) berechtigt ist.
3. Kein Inkasso / keine Rechtsberatung: Der Dienst ist ein technisches Werkzeug. Er erbringt keine Rechtsdienstleistungen, keine Forderungsbeitreibung im eigenen Namen und keine rechtliche Beratung. Mahntexte und Mahngebühren werden vom Kunden verantwortet und freigegeben.

§ 4 Nutzungsrechte

Dem Kunden wird ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht am Dienst für die Vertragslaufzeit eingeräumt. Keine Vervielfältigung, kein Reverse Engineering, kein Weiterverkauf des Dienstes.

§ 5 Einrichtung / Verantwortung des Kunden

1. Der Kunde richtet die Eingangsadresse (z. B. belege.X@domain.de) per DNS/E-Mail-Routing ein.
2. Für Whitelabel-Versand (eigene Absender-Domain) richtet der Kunde SPF/DKIM/DMARC ein.
3. Der Kunde hält Zugangsdaten geheim.

§ 6 Vergütung & Zahlung

1. Es gelten die Preise des bei der Registrierung gewählten Tarifs:
   • Starter – bis 25 Wohneinheiten: 39 €/Monat
   • Pro – bis 100 Wohneinheiten: 99 €/Monat
   • Enterprise – ab 100 Wohneinheiten: 199 €/Monat
2. Early-Bird-Kondition (erste drei Kunden): Für die ersten drei Kunden gilt nach Ablauf der kostenlosen Testphase für den Tarif Pro für die Dauer von sechs Monaten ein Preis von 59 €/Monat; anschließend gilt der reguläre Preis von 99 €/Monat.
3. Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG; es wird keine Umsatzsteuer berechnet. Die genannten Preise sind daher Endpreise.
4. Die Vergütung ist monatlich fällig. Die Zahlung erfolgt wahlweise per SEPA-Lastschrift, Kreditkarte (Abwicklung über den Zahlungsdienstleister Stripe) oder auf Rechnung.
5. Bei Zahlungsverzug kann der Zugang gesperrt werden; gesetzliche Verzugszinsen gelten.

§ 7 Verfügbarkeit (SLA)

1. Zielverfügbarkeit: 99 % im Jahresmittel (ausgenommen Wartung).
2. Bei Störungen informiert der Anbieter über den System-Status.
3. Es besteht kein Anspruch auf pauschalierten Schadensersatz für Ausfallzeiten (siehe § 9).

§ 8 Datenschutz & Sicherheit

1. Es gilt der AVV (Anlage 1).
2. Der Anbieter trifft angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen (TLS-Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Backups, Monitoring).
3. Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich über Datenschutzvorfälle.

§ 9 Haftung

1. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie nach Produkthaftungsgesetz.
2. Für einfache Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung vertragswesentlicher Pflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, maximal auf die in 12 Monaten gezahlte Vergütung.
3. Keine Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn und Datenverlust, soweit nicht durch § 9 Abs. 1 abgedeckt.
4. Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die aus der Nutzung des Dienstes durch den Kunden resultieren (z. B. fehlerhafte Mahnungen, fehlerhafte Belegerfassung).

§ 10 Laufzeit & Kündigung

1. Monatliche Zahlungsweise (Regelfall): Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und ist mit einer Frist von einem Monat zum Ende des Kalendermonats kündbar.
2. Jährliche Zahlungsweise (optional): Wählt der Kunde auf ausdrücklichen Wunsch die jährliche Zahlung, beträgt die Mindestlaufzeit zwölf Monate ab Vertragsschluss. Die Vergütung ist zu Beginn der Laufzeit für zwölf Monate im Voraus fällig. Als Preisnachlass gewährt der Anbieter zwei Monatsentgelte, sodass für zwölf Nutzungsmonate zehn Monatsentgelte zu zahlen sind. Die Wahl der jährlichen Zahlungsweise bedarf der Textform.
3. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit nach Absatz 2 läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit weiter und ist nach Absatz 1 kündbar. Der Kunde kann die Zahlungsweise jederzeit auf monatlich umstellen.
4. Der zu Beginn eines Abrechnungszeitraums geltende Preis gilt für dessen Dauer fest.
5. Wird der Vertrag vor Ablauf eines im Voraus bezahlten Zeitraums beendet, rechnet der Anbieter die auf nicht in Anspruch genommene volle Monate entfallenden Entgelte zeitanteilig zurück; ein gewährter Preisnachlass wird dabei anteilig berücksichtigt. Hat der Kunde die vorzeitige Beendigung zu vertreten, bleibt der Anspruch auf die Vergütung für die vereinbarte Mindestlaufzeit unberührt.
6. Die Kündigung bedarf der Textform (z. B. E-Mail an info@mohauptkisolutions.de).
7. Das Recht beider Parteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Wird der Vertrag aus wichtigem Grund beendet, werden im Voraus gezahlte, nicht genutzte Monatsentgelte erstattet.

Der Vertrag wird ausschließlich mit Unternehmen (B2B) geschlossen. Ein gesetzliches Widerrufsrecht nach § 312g BGB steht Unternehmern nicht zu; ein vertragliches Widerrufsrecht besteht nur, soweit es ausdrücklich vereinbart ist.

§ 11 Schlussbestimmungen

1. Es gilt deutsches Recht.
2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, das für den Sitz des Anbieters zuständige Gericht (Amtsgericht Arnstadt).
3. Änderungen dieser Bedingungen werden dem Kunden 4 Wochen vorher mitgeteilt; Schweigen gilt nach 4 Wochen als Zustimmung, sofern der Kunde nicht widerspricht.
4. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Anlagen:

• Anlage 1: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – als Anlage abrufbar
• Anlage 2: Leistungs- und Preisübersicht je Tarif
• Anlage 3: Whitelabel-/Onboarding-Anleitung
• Anlage 4: Pilot-Konditionen (erste 3 Kunden)

Stand: September 2026 · Fassung 1.1